首先，道歉信的字句要诚挚、简短。写一封道歉信时，首先要认真反思自己的行为是否合适，而后以受害者为中心，以诚心为主，用最简洁的语言表达自己的歉意。道歉信应重点强调道歉者的失误及导致对方遭受损害的情形，同时表示出自己诚恳的歉意和愿意承担责任的决心。
其次，道歉信的结构要合适。一份道歉信的结构应包括以下几部分：开头、表达对事件的反思之处、表示歉意、承担责任和希望得到受害者家长的理解。在写道歉信时，要特别注意避免词不达意、意思不清等花言巧语的现象。
第三，道歉信的意义和目的。道歉信的意义，首先在于让受害者或其家属能够知道对方的歉意和悔过之心；其次在于让受害者或其家属心理感受到一份安慰和宽解，以此能够避免悲痛和深耻之感的发生，并且充分地彰显了人类的高尚品质；最后在于建立起某种需要维持的人际关系，以便顺利地解决此事件。
最后，为了让我们的道歉信达到预定的效果，要注意以下几点：一、明确意向，表达诚恳；二、发自内心，秉持诚实与善良；三、富有人情味，浅白易懂；四、表达愿意承担责任以及改正错误的决心；五、对受害者和受害者家庭表示关心和尊重，希望尽快解决问题；六、尊重对方的感受，了解对方的反应，配合受害者及其家庭的要求。
说到这里，在写道歉信时，最重要的是以对方为中心思考，本着“学过来”的态度，进行客观的反思，并确定自己的理念，树立信心，也不要怕自己的道歉被拒绝，这也是啜饮人生的一笔。尽管道歉信是一种非正式的文书，但是在受害者及其家属的心里却能够产生很大的影响。
